Software para laboratorios de calibración
Software para laboratorios de calibración que conecta toda la operación
Controla desde la recepción del instrumento hasta el certificado, la entrega y la cobranza, con trazabilidad sobre patrones, responsables y decisiones del proceso. Órdenes, calibraciones, patrones, alcance, incertidumbre, calidad y cobranza pueden salir del mismo sistema, adaptado a la forma en que ya trabaja tu laboratorio.
HazloSistema desarrolla software a la medida para laboratorios de calibración y metrología. No prestamos servicios de calibración: construimos el sistema con el que un laboratorio controla su operación.
Hecho para laboratorios de calibración y áreas de metrología que necesitan controlar instrumentos, patrones, certificados y personal desde un mismo lugar. Puedes abrir y usar el prototipo antes de que exista un presupuesto de por medio.
01 · El problema de fondo
La operación de un laboratorio vive repartida en muchos archivos
Un laboratorio de calibración maneja al mismo tiempo órdenes de servicio, instrumentos de clientes, patrones con su vigencia, certificados, personal con distintas competencias, la parte de calidad y la facturación y cobranza. En muchos laboratorios cada pieza vive en un lugar distinto: un Excel de servicios, otro de patrones, una carpeta de certificados, la agenda del jefe técnico y la cuenta por cobrar en otro archivo.
Mientras esa información esté separada, nadie puede contestar de un vistazo las preguntas que de verdad importan: ¿qué está detenido hoy, por qué está bloqueado, y qué me impide liberar el certificado, entregar y cobrar?
El costo no es solo el desorden: es trabajo terminado que no se factura, patrones que vencen sin que nadie lo note y certificados que se retrasan porque falta un dato que estaba en otra hoja.
Lo que buscamos
Convertir esa operación dispersa en un flujo controlado y trazable, donde cada dato se captura una vez y alimenta todo lo demás:
- Una sola fuente para instrumentos, patrones, certificados y cobranza
- Estados que se calculan de los datos, no que se anotan a mano
- Bloqueos automáticos cuando no se cumple una condición metrológica
- El historial completo de cada servicio, reconstruible en segundos
El mismo servicio aparece en cuatro lugares distintos y ninguno está conectado con los demás.
02 · El flujo del laboratorio
Del ingreso del instrumento a la cobranza, en una sola línea
Cada instrumento avanza por etapas y su estado se ve igual en todas las pantallas que lo muestran. Al registrar un avance, el resumen, la ficha del servicio, la carga del metrólogo y la cobranza se actualizan solos.
Control de instrumentos · tablero de flujo Prototipo
Recepción
Programación
Calibración
Revisión
Certificado
Entrega
Facturación
Cobranza
En recepción
4
En calibración
6
En revisión
4
Certificado
2
Ocho etapas, de «Recibido» a «Facturado». El tablero muestra qué instrumento está en cada una, quién es el responsable y qué lo tiene detenido. Las cifras salen de los mismos servicios; no se capturan aparte.
Vista simplificada del tablero de control del prototipo.
03 · Bloqueos y riesgos
El sistema detiene lo que no debería liberarse
La diferencia entre un laboratorio ordenado y uno en riesgo no es cuánta información tiene, sino qué hace cuando algo no cumple. En el prototipo, ciertas condiciones bloquean el avance en lugar de dejar pasar el error hasta el certificado.
Qué detecta y detiene
- Servicios detenidos o atrasados respecto a su fecha compromiso
- Un patrón vencido que bloquea los servicios que dependen de él
- Personal sin competencia o autorización vigente para esa magnitud
- Condiciones ambientales fuera de rango durante la calibración
- Servicios fuera del alcance acreditado, que no pueden emitirse como acreditados
- Conflictos de programación: un mismo patrón asignado a dos servicios a la vez
Un certificado emitido con un patrón vencido o fuera del alcance no es un detalle administrativo: es exactamente lo que una auditoría busca y lo que compromete la confianza del cliente.
Ver los bloqueos en el prototipo
Cada bloqueo dice qué regla se aplicó y qué hacer para resolverlo. Nada de esto se marca a mano: se calcula del estado de patrones, personal, ambiente y alcance.
04 · Gestión metrológica
Patrones, alcance y CMC, incertidumbre y reglas de decisión
La parte técnica es la que da valor a un certificado, y también la que más se pierde entre hojas de cálculo. El sistema mantiene juntos los patrones, el alcance del laboratorio y el cálculo que respalda cada resultado.
Qué controla
- Patrones de calibración con su vigencia, origen y trazabilidad metrológica
- Alcance y CMC por magnitud, para saber qué se puede emitir como acreditado
- Incertidumbre de medición con su presupuesto y factor de cobertura (k=2)
- Reglas de decisión y declaración de conformidad acordada con el cliente
Ver el alcance y la incertidumbre
| Magnitud | Alcance / CMC | Estado |
|---|---|---|
| Dimensional | 0.6 µm + 1.2×10⁻⁶·L | Acreditado |
| Presión | 0.02% de la lectura | Acreditado |
| Temperatura | 0.03 °C | Acreditado |
| Eléctrica | 12 ppm | Trazable |
Cuando un servicio pide un alcance que el laboratorio no tiene acreditado, el sistema lo marca y ofrece emitirlo como trazable o subcontratarlo con un laboratorio aprobado.
05 · Calidad y trazabilidad
Apoyo al control de calidad y a la trazabilidad del laboratorio
El sistema no certifica ni acredita por sí mismo: eso depende del laboratorio y del organismo acreditador. Lo que hace es apoyar el control de los procesos relacionados con la gestión de calidad y la trazabilidad, para que la información esté ordenada y sea reconstruible cuando llega una auditoría.
Qué mantiene ordenado
- No conformidades y acciones correctivas, con responsable y estado
- Auditorías internas y de vigilancia, y sus programas
- Documentos del sistema con su vigencia y revisión
- Competencias del personal por magnitud, y su reautorización
- Verificaciones intermedias, interlaboratorios y confirmación metrológica
- Bitácora que registra quién cambió qué, cuándo y por qué
Con cuidado y sin promesas de más: tener el proceso ordenado en un sistema ayuda a demostrar el control, pero la conformidad con ISO/IEC 17025 y la acreditación las determina el laboratorio junto con su organismo acreditador, no el software.
La bitácora no se llena a mano: registra sola cada acción del sistema, que es lo que permite reconstruir el historial de un servicio sin depender de la memoria de nadie.
06 · Comercial, facturación y cobranza
El ciclo no termina en el certificado
Un servicio puede estar entregado y aun así no cobrado. Cuando la cotización, la entrega y la factura viven en archivos distintos, es fácil que trabajo terminado se quede sin facturar y que la cartera vencida se descubra tarde.
Qué conecta
- Cotizaciones con validación de alcance en el momento de cotizar
- Recalibraciones próximas, como venta recurrente y pólizas
- Servicios terminados que todavía no se facturan
- Cartera por cobrar y vencida, con su antigüedad, sin sumarla a mano
La misma orden que se calibró y se certificó queda ligada a su factura y a su cobranza, en lugar de vivir en dos sistemas que alguien tiene que empatar.
07 · Vistas del prototipo
Lo que vas a encontrar al abrirlo
El prototipo tiene la operación completa navegable. Estas son algunas de sus pantallas, todas con datos ficticios de un laboratorio de demostración.
Dashboard con lo que requiere atención hoy
Control de instrumentos por etapa
Expediente y trazabilidad del servicio
Inventario de patrones y vigencias
Programación y carga de metrólogos
Alcances y CMC por magnitud
Cola de certificados y checklist de liberación
Centro de calidad: NC, auditorías, competencias
Facturación y cobranza con antigüedad
No tienes que imaginarlo
Ya puedes probar cómo funcionaría.
No es una imagen ni una presentación. Es un prototipo funcional que puedes abrir, recorrer y usar para decirnos: «esto sí», «esto no», «aquí falta algo».
Control de laboratorio de calibración
Recorre la operación completa: recepción, programación, calibración, revisión, certificados, patrones, calidad, facturación y cobranza. El prototipo de demostración se llama EasyLab.
Ábrelo y ve el patrón PT-004 vencido bloqueando 4 servicios de presión, y cómo se libera al elegir un patrón vigente.
- Tablero de flujo con las 8 etapas del servicio
- Reglas de negocio que bloquean lo que no debe liberarse
- Patrones, alcance y CMC, e incertidumbre demostrativa
- Calidad, trazabilidad, facturación y cobranza
Lo que se construye a tu medida
El prototipo muestra cómo se ve la operación sistematizada. El sistema real se construye alrededor de la forma de trabajar de tu laboratorio, su alcance y sus procedimientos, no de un producto cerrado.
- Tu alcance, tus magnitudes y tus patrones reales
- Tus formatos de certificado y tu emisión
- Integración o sustitución de tus hojas de incertidumbre
- Tus reglas de decisión y tu flujo de aprobación
Se abre en una pestaña nueva y funciona con datos de ejemplo de un laboratorio ficticio. Navégalo con calma; después nos dices qué te falta.
08 · Preguntas frecuentes
Preguntas frecuentes
¿Es un software terminado que puedo contratar hoy?
No. Es un prototipo funcional que muestra cómo puede quedar sistematizada la operación de un laboratorio de calibración. A partir de él desarrollamos una solución a la medida; no es un producto cerrado disponible para contratación inmediata.
¿El software cumple con la norma ISO/IEC 17025?
No afirmamos que un software cumpla ni garantice acreditación. La conformidad con ISO/IEC 17025 y la acreditación dependen del laboratorio y del organismo acreditador. El sistema apoya el control de los procesos relacionados con la gestión de calidad y la trazabilidad.
¿Sirve si mi laboratorio calibra otras magnitudes?
Sí. El prototipo muestra dimensional, masa, presión, temperatura, fuerza y eléctrica, pero el sistema se construye alrededor del alcance real de tu laboratorio, sus magnitudes, sus patrones y sus procedimientos.
¿Los datos del prototipo son reales?
No. Los instrumentos, clientes, patrones y cifras del prototipo son ficticios y sirven para mostrar cómo se ve la información dentro del sistema.
¿Reemplaza mi hoja de cálculo de incertidumbre o mi emisor de certificados?
El motor de incertidumbre del prototipo es demostrativo. En un desarrollo a la medida se define, junto con tu personal técnico, cómo se integran o se sustituyen las herramientas actuales de cálculo de incertidumbre y emisión de certificados.
¿Cómo empezamos?
Nos cuentas cómo controlas hoy tu laboratorio, revisamos tu proceso y ajustamos el prototipo a tu operación para que lo pruebes. Recién entonces se desarrolla. Escríbenos por WhatsApp para agendar una conversación.
El siguiente paso
Cuéntanos cómo controlas hoy tu laboratorio.
Si tu laboratorio funciona hoy con Excel, carpetas de certificados, correos y varios sistemas separados, podemos revisar tu proceso y enseñarte cómo podría quedar conectado en un solo sistema. Sin compromiso y sin que tengas que cambiar nada todavía.
Los instrumentos, clientes, patrones y cifras de esta página y del prototipo son ficticios y sirven para mostrar cómo se ve la información dentro del sistema. No representan resultados de ningún cliente.