Software para despachos contables
Software para despachos contables que te muestra qué cliente está al día, qué falta y qué está por vencer
Controla las obligaciones de todos tus clientes sin depender de Excel, WhatsApp, correos separados y la memoria del equipo. Abre una pantalla y sabe qué está detenido, por qué está detenido y quién debe actuar.
Tres pendientes, tres motivos distintos y tres acciones distintas. Uno depende del cliente, otro del revisor y otro del calendario.
Hecho para despachos y firmas contables con equipo. Puedes abrir y usar el prototipo sin registrarte, antes de que exista un presupuesto de por medio.
01 · El despacho por dentro
El problema no es hacer la contabilidad. Es controlar los pendientes de todos los clientes a la vez.
Es fin de mes. Alguien pregunta cómo va un cliente y para contestar hay que abrir el Excel de control, buscar en la conversación de WhatsApp si ya mandó los estados de cuenta, revisar el correo por si llegaron las facturas y preguntarle al auxiliar que lo lleva. La respuesta existe, pero está repartida.
Mientras tanto, hay una obligación que lleva días sin moverse y nadie lo notó, una declaración esperando revisión del socio, y un cliente al que se le pidió información hace una semana sin que quede registro de quién se lo pidió ni cuándo.
Una obligación que se olvida no es solo una tarea atrasada. Se convierte en trabajo urgente a última hora, en un cliente molesto, en retrabajo — y en un despacho que depende de que alguien se acuerde.
Y la respuesta caduca: mañana hay que volver a reconstruirla. El control no está en un lugar, está en cinco.
02 · Lo que de verdad desbloquea el trabajo
“Pendiente” no dice nada. “Faltan los estados de cuenta de julio” sí.
La mayoría de los controles llegan hasta la etiqueta: pendiente, en proceso, terminado. El problema es que una obligación pendiente no se resuelve sabiendo que está pendiente. Se resuelve sabiendo qué falta exactamente para que pueda avanzar, y quién tiene que conseguirlo.
Cada obligación detenida responde tres cosas
- Por qué está detenida — esperando cliente, proceso interno, revisión o pago
- Qué falta — el documento concreto, por nombre y periodo
- Quién debe actuar — el responsable asignado, y el revisor cuando toca
Y cuando se le pide la información al cliente, esa gestión queda registrada en la obligación y en el expediente, con la fecha. Deja de ser “creo que ya se lo pedimos” y el contador de días sin movimiento vuelve a cero.
La solicitud se registra en la obligación y en el expediente del cliente. Queda constancia de quién la pidió y cuándo.
La pregunta del director
¿Vamos atrasados nosotros o estamos esperando al cliente?
Son dos problemas distintos y se resuelven de forma distinta. Si el trabajo está detenido porque falta información del cliente, hay que perseguir al cliente. Si está detenido dentro del despacho, hay que mirar la carga del equipo. Mezclarlos en una sola lista de “pendientes” esconde justo la diferencia que importa.
El despacho ya hizo su parte. Falta información que solo el cliente puede mandar, y se ve cuál y desde cuándo.
La información ya llegó y el trabajo está del lado del despacho. Aquí sí aplica revisar quién lo tiene y su carga.
El trabajo está hecho y espera el visto bueno de quien revisa. Se ve quién es el revisor y cuánto lleva ahí.
Todo listo salvo el pago correspondiente. No es un problema operativo del despacho, pero bloquea el cierre igual.
Esa distinción también cambia la conversación con el cliente. En lugar de “seguimos trabajando en tu declaración”, la respuesta es “está detenida desde el martes porque nos faltan tus estados de cuenta de julio”. Es la misma situación, pero una se puede resolver y la otra no.
El control del despacho, funcionando aquí mismo
No es un video ni una imagen. Es un prototipo interactivo con la operación completa de un despacho de ejemplo: su cartera de clientes, las obligaciones del periodo, los documentos que faltan y el equipo que los atiende.
Empieza por el Resumen
Mira qué requiere atención hoy y haz clic en un segmento de la barra para filtrar por motivo.
Después abre Pendientes
Ahí ves la separación entre lo que espera al cliente y lo que está en proceso interno, y puedes solicitar documentos.
Abre el prototipo a pantalla completa
Para recorrer el despacho cómodo con una mano, en el teléfono el prototipo se abre en su propia pantalla.
Abrir el prototipoEl prototipo se desplaza dentro de su propia ventana. El menú de módulos vive a la izquierda del sistema.
Quién del equipo tiene cada cosa, sin preguntarle a nadie
Cada obligación tiene un responsable y, cuando el proceso lo pide, un revisor distinto. Eso permite ver dónde se está acumulando el trabajo antes de que se convierta en una urgencia de fin de mes.
- 01
Cartera
Qué cliente está al día
El avance del mes de cada cliente, su próximo vencimiento y cuántos pendientes arrastra.
- 02
Obligaciones
Por cliente y periodo
Con fecha interna del despacho y fecha límite por separado, porque no son la misma cosa.
- 03
Pendientes
Ordenados por urgencia
Con prioridad, motivo del bloqueo y cuántos días llevan sin movimiento.
- 04
Documentos
Qué falta y quién ya envió
Cada documento ligado a la obligación a la que pertenece y al responsable que lo espera.
- 05
Equipo
Carga por integrante
Cuántos clientes lleva cada quien, cuántas actividades abiertas tiene y cuántas están vencidas.
- 06
Honorarios
Qué está cobrado
Honorarios por cliente y periodo, con lo pagado, el saldo y el vencimiento.
Cada cliente además lleva su checklist del cierre mensual —documentación recibida, conciliación, cálculo, revisión interna, declaración presentada, cierre— con quién hizo cada paso y cuándo. Es la respuesta a “¿en qué punto va este cliente?” sin tener que preguntarlo.
¿Tu despacho trabaja diferente?
Este prototipo demuestra una forma de controlar la operación, no la única. El sistema final no tiene que trabajar como nuestro prototipo: tiene que trabajar como tu despacho. Para ser claros, esto es lo que ya puedes probar y esto es lo que podemos analizar:
Lo que ya puedes probar
Está funcionando en el prototipo, hoy
- Obligaciones por cliente y periodo, con fecha interna y fecha límite
- Motivo por el que cada pendiente está detenido
- Documentos que faltan, por nombre y periodo
- Solicitud de información al cliente, registrada en la obligación
- Documentos recibidos y a qué obligación pertenecen
- Checklist del cierre mensual por cliente
- Responsable y revisor por obligación
- Carga de trabajo por integrante del equipo
- Calendario de vencimientos y días sin movimiento
- Honorarios por cliente y periodo
Lo que podemos analizar para tu despacho
Se define caso por caso, después de ver tu operación
- Tipos de obligación propios de tu cartera
- Estados y flujos según tu proceso interno
- Responsables, revisores y niveles de autorización
- Campos y documentos requeridos por tipo de cliente
- Reportes propios del despacho
- Automatizaciones como recordatorios, alertas o solicitudes de información
- Integraciones técnicamente viables con las herramientas que ya usas
- Importar tu cartera de clientes y su configuración
Dos precisiones para no vender de más. El prototipo no envía recordatorios ni alertas automáticas: lo que demuestra es el registro de la gestión cuando alguien del despacho solicita información. Y no procesa la contabilidad —no lleva pólizas, no calcula impuestos, no emite CFDI—, así que no sustituye al software contable que ya uses; podemos analizar cómo convivir con él. Ninguna integración viene incluida en el prototipo.
Preguntas frecuentes
No necesariamente. Esta solución está enfocada en controlar la operación del despacho: qué obligación está pendiente, qué información falta, quién es responsable, qué está esperando revisión, qué vence y cuánto tiempo lleva algo sin movimiento. El software contable procesa la contabilidad; esto controla el trabajo alrededor de cada cliente. Podemos analizar cómo convivir con las herramientas que tu despacho ya utiliza.
Es un sistema pensado para el despacho como negocio, no para capturar pólizas. Concentra la cartera de clientes, las obligaciones de cada uno por periodo, los documentos que hacen falta, los responsables y revisores asignados y las fechas comprometidas. Sustituye la mezcla de hojas de cálculo, conversaciones de WhatsApp, correos sueltos y lo que cada quien recuerda.
Cada pendiente lleva un motivo, no solo un estado. En el prototipo los pendientes se separan entre los que esperan información del cliente, los que están en proceso interno, los que esperan revisión y los que esperan un pago. Así la pregunta deja de ser "¿cómo va esto?" y pasa a ser "¿qué falta exactamente para que avance?".
Es una de las distinciones centrales del sistema. El trabajo detenido por falta de información del cliente aparece separado del trabajo detenido dentro del despacho, y cada obligación que espera documentos muestra cuáles faltan y desde cuándo. En el prototipo puedes ver esa separación tanto en el resumen como en la lista de pendientes.
Sí. Cada obligación tiene un responsable y, cuando aplica, un revisor distinto. La vista de equipo muestra cuántos clientes lleva cada integrante, cuántas actividades tiene abiertas, cuántas están vencidas y cómo va su avance, para ver dónde se está acumulando el trabajo.
El prototipo no los envía. Lo que sí demuestra es el registro de la gestión: cuando solicitas información a un cliente, esa solicitud queda anotada en la obligación y en el expediente, y el contador de días sin movimiento se reinicia. Los recordatorios y avisos automáticos son algo que podemos analizar y desarrollar según el flujo de tu despacho, no una capacidad que el prototipo tenga hoy.
Esa es la idea. El prototipo demuestra una forma de controlar la operación, no la única. Los tipos de obligación, los estados, los responsables y revisores, los documentos que se piden, los campos, los flujos y los reportes se definen a partir de cómo trabaja tu despacho. Primero revisamos tu operación y después decidimos qué se reutiliza, qué se ajusta y qué hay que desarrollar.
Se evalúa caso por caso. Podemos analizar la integración con el software contable, con el correo o con otras herramientas que ya tengas, según cuáles sean y qué permita cada una. Ninguna integración viene incluida en el prototipo: es desarrollo que se define después de ver tu operación.
Sí. Es una aplicación web que se adapta al tamaño de la pantalla, así que se abre desde el teléfono, la tablet o la computadora del despacho sin instalar nada. No es una app de tienda: se abre desde el navegador.
El siguiente paso
Cuéntanos cómo controlas hoy a tus clientes.
Si hoy el control vive entre un Excel, las conversaciones de WhatsApp, el correo y lo que cada quien recuerda, podemos revisar cómo trabaja tu despacho y determinar qué partes del prototipo se pueden usar tal cual, cuáles habría que adaptar y qué sería necesario desarrollar. Sin compromiso y sin que tengas que cambiar nada todavía.
Los clientes, obligaciones, documentos, importes y demás datos mostrados en esta página y en el prototipo son ficticios y se utilizan únicamente para demostrar el funcionamiento del sistema. No corresponden a operaciones ni resultados de HazloSistema o de clientes reales.